Neden Excel ihtiyacınız olan tek proje yönetim aracıdır?

Birçok kişi birçok proje yönetim aracını denemiş olmasına rağmen, proje yönetimi için yine de Microsoft Excel'e geri dönmüştür . Herkes için mükemmel olmayabilir ama zaten nasıl kullanacağınızı bildiğiniz basit ama etkili bir çözümdür.

İçindekiler

• Başlamak ücretsiz
• Proje Yönetimi için Excel Nasıl Kullanılır
• Birçok ücretsiz ve ucuz şablon var
• İhtiyaçlarınıza göre tamamen özelleştirilebilir
• Genişletilmesi veya çoğaltılması kolaydır
• E-tabloları başkalarıyla paylaşın
• Koşullu biçimlendirme sizi doğru yolda tutar
• Farklı yönler için sekmeler oluşturun

Başlamak ücretsiz

Ücretsiz olan bir şeye karşı çıkmak zordur. Kullanmak isteyeceğiniz proje yönetim araçlarının çoğu, en iyi özelliklerinin bir kısmını hala ücretli olarak sunuyor. Excel ile hemen hemen her şey baştan itibaren ücretsizdir. Abone olmanın avantajları olmasına rağmen, yalnızca Office 365 aboneliği gerektiren birkaç biçimlendirme seçeneği bulacaksınız.

Excel’i online kullanmak da ücretsizdir. Office belgeleriniz için 5 GB ücretsiz depolama alanı bile elde edersiniz. Ücretsiz bir masaüstü seçeneğine ihtiyacınız varsa, birçok ücretsiz Excel alternatifi mevcuttur.

Proje Yönetimi için Excel Nasıl Kullanılır

Excel'i proje yönetimi için kullanmak, onu nasıl kullanacağınızı öğrenmek için saatler veya haftalar harcamanıza gerek olmadığını fark ettiğinizde kolaylaşır. Formül oluşturmayı, arayüzü biçimlendirmeyle güzelleştirmeyi ve sekmeleri düzenlemeyi biliyorsanız, hemen hemen her projeyi yönetmek için ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz demektir.

Yeni bir şeyi nasıl kullanacağınızı öğrenmek için harcadığınız zamanı, yeni projelerde kullanmak üzere birkaç şablon tasarlamaya harcayabilirsiniz.

Birçok ücretsiz ve ucuz şablon var

Birçok kişi elektronik tablo tasarımını beğenmez, ancak basit satırlar ve sütunlar birbirine karışır ve proje yönetimi için çok etkili değildir.

Ücretsiz veya ucuz bir proje yönetimi şablonuyla başlayın. Excel'in içerisinde birçok seçenek bulacaksınız. Bu seçenekler görevleri, zaman çizelgelerini, bütçeleri vb. takip etmenizi sağlar. Tek yapmanız gereken kendi verilerinizi girmek ve keyfini çıkarmaktır.

İhtiyaçlarınıza göre tamamen özelleştirilebilir

Çoğu proje yönetim aracı, asgari düzeyde özelleştirme seçeneği sunar. Elbette renkleri değiştirebilir ve hatta bazı alanları ekleyip kaldırabilirsiniz, ancak her zaman verimli olmayan düzenlerine bağlı kalacaksınız.

Projeleri yönetmek için Excel kullandığınızda, her şeyin nasıl göründüğü ve hissettirdiği konusunda tam kontrole sahip olursunuz. Bir elektronik tabloya benzemesine bile gerek yok.

Kabul ediyorum, bir elektronik tabloyu tam anlamıyla özelleştirmek biraz zaman alacaktır. Ancak ayarlama yaparken kullanabilirsiniz. Örneğin, zaman içinde hala ayarlanması gereken son tarihleri ​​takip etmek için on yıl önce oluşturulmuş bir elektronik tablonuz var.

Genişletilmesi veya çoğaltılması kolaydır

Her proje için sıfırdan yeni bir Excel tablosu oluşturmanıza gerek yok. İhtiyaçlarınız değişti mi? Sadece elektronik tabloyu ayarlayın. Yeni grup üyeleri eklensin mi? Her yeni üye için sekmelerle sayfayı genişletin.

Örneğin, her müşteri için ayrı bir elektronik tablo oluşturmak istiyorsunuz. Her bir proje için farklı bir elektronik tablo kullanmayı tercih edebilir veya sonuçları daha iyi takip edebilmek için her yıl yeni bir elektronik tablo kullanmayı tercih edebilirsiniz. Bir elektronik tablo oluşturduktan sonra, onu kopyalayın ve yeni bir müşteri veya projeye başlamak için birkaç ayarlama yapın.

Sadece Dosya -> Bir kopya oluştur'a gidin .

E-tabloları başkalarıyla paylaşın

Başkalarıyla veya küçük bir grupla çalışıyorsanız, elektronik tablonuzu başkalarıyla kolayca paylaşabilirsiniz. Kişinin Excel'i olmasa bile, yine de çevrimiçi olarak ücretsiz erişebilir veya indirip ücretsiz bir Excel alternatifiyle kullanabilir .

Excel dosya formatları çok yaygın olduğundan, çoğu ücretsiz alternatif bunları okuyabilir ve kaydedebilir. Eğer hiç kimsenin düzenlemesine gerek kalmadan paylaşmak istiyorsanız, PDF olarak paylaşmanız yeterli .

Artısı, elektronik tablolarınızı paylaşabilmeniz ve başkalarının her şeyi nasıl kullanacağını bilme olasılığının yüksek olmasıdır. Gerçek proje yönetim aracı hakkında çok fazla soru sormanıza gerek kalmadan, gerektiğinde ayrıntıları güncelleyebilirsiniz.

Koşullu biçimlendirme sizi doğru yolda tutar

Basit bir şey ama koşullu biçimlendirme, Excel'i proje yönetimi için kullanırken en sevdiğim özelliklerden biri. E-tablonuzu açtığınızda, yaklaşan teslim tarihlerini ve programın gerisinde kalıp kalmadığınızı gösteren renk kodlu bir genel bakışı anında görürsünüz.

Ayrıca bir proje için ödeme alınıp alınmadığını veya bir hatırlatma e-postası göndermeniz gerekip gerekmediğini vb. de görebilirsiniz. Belirli hücreler için koşullu biçimlendirmeyi ayarlamanız yeterlidir ve tamamdır. Hücreleri vurgulayabilir, renk ölçekleri ekleyebilir ve formüller ekleyebilirsiniz.

Ana Sayfa -> Koşullu Biçimlendirme'ye gidin . Araç çubuğunuzun kurulumuna bağlı olarak öncelikle Giriş -> Stiller bölümüne gitmeniz gerekebilir .

Farklı yönler için sekmeler oluşturun

Herhangi bir proje yönetim aracında olduğu gibi, sadece bir görev listesi yeterli olmayacaktır. Bir zaman çizelgesine, görev listesine, sorumlu kişilere, notlara, iletişim bilgilerine, bütçelere ve daha fazlasına ihtiyacınız olacak. Daha karmaşık tasarımlar için, elektronik tablonuzdaki ayrıntıları hızla bulmak amacıyla bir arama kutusu oluşturmak iyi bir fikirdir.

Proje yönetimi için Excel kullanırken, her bir yön için farklı bir sekme veya sayfa oluşturmanız yeterlidir. Bütçeniz için bir sekme, kişiler için bir sekme, görevler ve notlar için bir sekme ve zaman çizelgeniz için bir sekme daha var.

Her çalışma kağıdı tamamen farklı görünebilir. Örneğin, bir Gantt şeması oluşturarak projenizin zaman çizelgesini takip edin. Bunu sıfırdan yapmak mümkün olmakla birlikte, Excel'de arama yaparak bulabileceğiniz bu gibi ücretsiz bir şablonu kullanmanız önerilir.

Daha büyük ekipler için Excel her zaman en iyi seçenek olmayabilir. Ancak biraz yaratıcıysanız ve paradan tasarruf etmek istiyorsanız, Excel, hemen hemen her projeyi bireysel veya küçük bir ekip olarak yönetmek için idealdir.