Checkbox neden yeterince kullanılmayan bir Excel özelliğidir?

Excel Onay Kutuları ilk bakışta çok basit bir özellik gibi görünüyor - muhtemelen bu yüzden sıklıkla göz ardı ediliyorlar. Ancak doğru kullanıldığında, bu gözden kaçan özellik elektronik tablolarınızı etkileşimli, kullanıcı dostu belgelere dönüştürebilir. Hadi birkaç basit örneğe bakalım!

1. Etkileşimli anketler ve formlar oluşturun

Excel'in onay kutuları, çevrimiçi benzerlerini taklit eden etkileşimli anketler ve formlar oluşturmanın bir yolunu sağlar. Bu, veri toplamayı kolaylaştırır ve bunları dahili anketler, basit soru formları veya geri bildirim toplamak için ideal hale getirir.

Onay kutuları aynı zamanda veri doğrulamaya da olanak tanır. Örneğin, kullanıcılardan e-posta adreslerini girmeden önce paylaşmayı kabul etmelerini isteyebilirsiniz.

Bunu yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:

• Kullanıcının e-posta adresini girmesi gereken metin kutusuna tıklayın.
• Veri sekmesini seçin ve şeritteki Veri Araçları bölümünde Veri Doğrulaması'na tıklayın.
• Ayarlar sekmesinde İzin Ver seçeneğinin altındaki açılır menüye tıklayın ve menüden Özel'i seçin.
• Formül'ün altındaki metin kutusuna eşittir işaretini ve ardından onay kutusunu içeren hücreyi yazın. Örnekte formül =C21 ' dir .
• Hata Uyarısı sekmesini seçin .
• Hata Mesajı'nın altındaki metin kutusuna , bir kullanıcının onay kutusunu işaretlemeden e-posta adresini girmeye çalışması durumunda görüntülenmesini istediğiniz mesajı girin.
• İletişim kutusunu kapatmak ve değişiklikleri uygulamak için Tamam'a tıklayın .

Kullanıcı onay kutusunu işaretlemeden e-posta adresini girerse bir hata mesajı alacaktır.

2. Görevleri ve önemli öğeleri takip edin

Yapılacaklar listesi oluşturmak için ayrı bir uygulama indirmenize gerek yok. Görevleri, projeleri, envanter öğelerini veya katılımcıları izlemek için Excel Onay Kutularını kullanabilirsiniz. Örneğin, tamamlanan görevleri işaretlemek için onay kutuları içeren bir etkinlik planlama elektronik tablosunda yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz.

Bir adım daha ileri gitmek için Excel'deki FİLTRE işlevini kullanarak belirli görevleri işaretli olup olmadıklarına göre filtreleyebilirsiniz. Tamamlanmamış görevleri filtrelemek için Bekleyen Görevler adında yeni bir sayfa oluşturun .

Yeni bir çalışma sayfasında, FILTER formülünü yerleştirmek istediğiniz hücreyi seçin. Söz dizimi aşağıdaki gibi olacaktır:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

Yukarıdaki örnekte hem dizi hem de filtre aralığı Yapılacaklar sayfasındadır . Dizi aralığı , görev açıklamasının bulunduğu B4:B9 ve filtre aralığı , onay kutularının bulunduğu F4:F9'dur . Yani gerçek formül şu şekilde:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Temel olarak bu formül, kontrol edilmemiş görevlerin tamamlanmış olarak görüntülenmesini istediğimiz anlamına gelir ( FALSE'a eşdeğerdir ). Sonundaki çift tırnak işaretleri, sonuç yoksa formülün hiçbir şey göstermeyeceğini söyler. Bu şekilde hücre boş olduğunda hata mesajı almazsınız.

Her şeyin doğru şekilde ayarlandığını varsayarsak, tüm bekleyen görevler Bekleyen Görevler sayfasında görünecektir . Yapılacaklar sayfasında bir görevi tamamlanmış olarak işaretlediğinizde, bu görev Bekleyen Görevler sayfasından kaybolur.

Tamamlanan görevleri takip etmek için başka bir sayfa bile oluşturabilirsiniz. Formüldeki FALSE ifadesini TRUE ile değiştirin ve işiniz tamamdır.

3. Onay kutusu seçimine göre koşullu biçimlendirmeyi uygulayın

Onay kutuları ayrıca Excel'de koşullu biçimlendirme uygulamanıza olanak tanır ve elektronik tablolarınızı daha dinamik hale getirir. Örneğin, tamamlanan görevlerin daha kolay tanımlanabilmesi için arka plan rengini yeşil olarak değiştirebilirsiniz.

• Biçimlendirmek istediğiniz hücre aralığını seçin.
• Giriş sekmesinin Stiller bölümünde Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural'a tıklayın .
• İletişim kutusunda, Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için bir formül kullan seçeneğini belirleyin .
• Aşağıdaki metnin içine tıklayın ve bu formülün doğru olduğu değerleri biçimlendirin , ardından ilk onay kutusunu tıklayın. Bu size o onay kutusunu işaret eden bir formül verecektir.
• Formülden ikinci dolar işaretini kaldırın. =$F4 gibi gözükecektir .
• Biçimlendir butonuna tıklayın .
• Doldur sekmesini seçin , biçimlendirilmiş hücrenin değişmesini istediğiniz rengi seçin ve Tamam'a tıklayın .

İpucu : Excel'de dolar işareti ($) mutlak bir referansı belirtir. Bir formülün hem mutlak satırları hem de sütunları varsa, tüm biçimlendirme kuralları ilk hücreye uygulanır. İşte bu yüzden ikinci dolar işaretini kaldırmak zorunda kaldık.

Artık onay kutusunu tıkladığınızda Excel otomatik olarak koşullu biçimlendirmeyi uygulayacaktır.

Excel'deki onay kutuları düşündüğünüzden daha fazlasını yapabilir. Makalede bazı temel uygulamalar ele alınmış olsa da, onay kutularını diğer Excel işlevleri ve özellikleriyle birleştirerek daha karmaşık kullanımları keşfedebilirsiniz. E-tablolarınızda deneyler yaparak tam potansiyellerini ortaya çıkarın!