Google Dokümanınızı Kimin Görüntülediğini Nasıl Görebilirsiniz?

Google Dokümanlar, çeşitli ekip üyeleri tarafından yapılan değişikliklerin izini kaybetmeden, birden fazla kişinin tek bir belgeyi aynı anda düzenlemesine ve üzerinde çalışmasına olanak tanıdığından, işbirliği için mükemmel bir araçtır. Sonuçta, siz veya kuruluşunuz Google Dokümanlar kullanıyorsa, kimin hangi belgeyi ne zaman görüntülediğini bilmek yararlı olabilir. Herkesin bir taslağı okumasını, şartlar ve koşulları, en son gönderiminizi, politikalarınızı ve prosedürlerinizi veya diğer bazı önemli belgeleri görüntülemesini sağlamaktan kimin neyi, ne zaman yaptığını görebilmek çok önemlidir.

Not: Google Etkinlik Kontrol Paneli yalnızca Google Workspace hesapları veya hesaptaki bir dosyaya erişimi olan kişiler tarafından kullanılabilir. Kişisel hesaplar için bu bir seçenek değildir.

Yakın zamana kadar Google Dokümanlarınızı kimin görüntülediğini göremiyordunuz. Kimin düzenlediğini görebiliyordunuz ama kimin okuduğunu göremiyordunuz. Kaydetmediyse, düzenlemediyse veya yorum bırakmadıysa, belirli bir kişinin bir belgenin en son sürümünü okuyup okumadığı hakkında hiçbir fikriniz yoktu. Ayrıca, Google Dokümanlarını salt okunur izinlerle paylaşabildiğiniz için, dokümanı incelemeleri ancak herhangi bir değişiklik yapmamaları amacıyla bazı kişilerle paylaşabilirsiniz.

Google Dokümanlar'ın mevcut sürümleri, Google Dokümanlarınızı kimlerin görüntülediğini görmek için ayarları yapılandırmanıza olanak tanır. Bunu kendi başınıza nasıl yapabileceğinize bir göz atalım.

G Suite Etkinlik İzleyicisi

G Suite genellikle işbirliğinin önemli olduğu kuruluşlar tarafından kullanılır. G Suite'i başkalarıyla düzenli olarak ortak çalışmak için kullanıyorsanız herhangi bir Google Dokümanlar dosyasının görüntüleme geçmişini görmek için Etkinlik Monitörü'nü kullanabilirsiniz .

Bunu yapmak için şu adımları izleyin:

1. Bir Google E-Tablosu dosyası açın
   
2. Sağ üst bölümdeki yukarı yönlü ok simgesine tıklayın veya Araçlar açılır menüsüne gidin.
   
3. Etkinlik kontrol panelini açın .
   
4. Kuruluşunuzun sekmesi için Tüm Görüntüleyiciler'e tıklayın .
   

Bu süreç, her ekip üyesinin son görüntülemesinin tarihi ve saati de dahil olmak üzere belgedeki tüm görünümleri izlemenize olanak tanır.

Google Dokümanınızda Etkinlik Monitörü seçeneğini görmüyorsanız büyük olasılıkla G Suite sürümü yerine kişisel bir Google Dokümanlar'da oturum açmışsınızdır.

İzleyici ve Yorum Trendleri

Etkinlik Monitörü, Google Dokümanlarınızı kimlerin görüntülediğini görmenin yanı sıra, kişilerin dokümanınızı ne zaman görüntülediğine veya ona yorum yaptığına ilişkin eğilimleri de görmenize olanak tanır.

İzleyici eğilimi: Bu, yedi günden tüm zamanlara kadar belirli bir zaman dilimindeki benzersiz izleyici sayısını gösteren bir çubuk grafik gösterir.

Yorum trendi: Bu, yedi günden tüm zamanlara kadar olan yorum trendinin çubuk grafiklerini gösterir.

Google Dokümanlar'da Geçmişi Görüntülemeyi Kapatın

Herhangi bir nedenle bir belgenin görüntüleme geçmişini kapatmak isterseniz, bunu aşağıdaki hızlı adımları izleyerek de yapabilirsiniz:

1. Google E-tablosunu açın .
   
2. Dokümanınızın sağ üst tarafındaki yukarı yönlü oku tıklayın veya açılır menüden Araçlar'a gidin.
   
3. Etkinlik kontrol panelini açın  .
   
4. Gizlilik ayarlarını seçin .
   
5. Belge ayarı altında , Bu belgenin görüntüleme geçmişimi göster seçeneğini kapalı konuma getirin.
   

Bu seçenek aynı zamanda kişisel veya ücretsiz Google Dokümanlar sürümünde de mevcuttur. Bir belge üzerinde çalışıyorsanız ancak son düzeltmelerinizi paylaşmaya hazır olana kadar ortak çalışanlarınızın bunu bilmesini istemiyorsanız görüntüleme geçmişinizi kapatabilirsiniz.

1. Google E-Tablolar'ı açıp Ayarlar'ı tıklayarak başlayın .
2. Ayarlar menüsü , Etkinlik Kontrol Paneli ayarlarıyla görüntüleme geçmişinizi kapatmanıza olanak tanır. Bunu Kapalı konuma getirdikten sonra değişiklikleri kaydetmek için Tamam'ı tıklayın.

Google Dokümanınızda Kimin Değişiklik Yaptığını Nasıl Görebilirsiniz?

Sürüm kontrolü, özellikle düzenlemeye tabi bir sektörde çalışıyorsanız çok önemlidir. Sürüm kontrolü, Google Dokümanlar'ın bir süredir iyi yaptığı bir şey. Dokümanlar, bir dokümanı kimin düzenlediğini, kaydettiğini veya paylaştığını gösterir. Bu yalnızca G Suite'te değil, kişisel Google Dokümanlar'da da işe yarar.

Sürüm kontrolüyle ilgileniyorsanız veya dosyayı kilitlemeden kimsenin yapmaması gereken değişiklikleri yapmadığından emin olmak istiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyerek bunu öğrenebilirsiniz:

1. İzlemek istediğiniz bir Google E-tablosunu açın.
   
2. Dosya ve Sürüm geçmişini seçin .
   
3. Sürüm geçmişini görüntüle'yi seçin .
   
4. Ekranınızın sağında, söz konusu belgeye ilişkin tüm kaydetme ve düzenlemeleri gösteren bir pencere görünmelidir.
   

Bu pencerede, düzenlemeler yapılmadan önce belgenin önceki sürümünü görüntüleme seçeneğiniz de olmalıdır.

Hangi değişikliklerin, ne zaman ve kim tarafından yapıldığına dair bir denetim izine sahip olduğunuz için bu, sürüm kontrolü için çok önemlidir. Ayrıca değişiklik yaptıysanız, üzerinde durmuşsanız, fikrinizi değiştirdiyseniz veya bunları geri almak istiyorsanız da yararlı olacaktır.

Google Dokümanınızı Kimin Paylaştığını Nasıl Görebilirsiniz?

Ayrıca Google Dokümanınızı kimin, ne zaman paylaştığını da görebilirsiniz. Ayrıca paylaşım ayarları belge erişimi üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmanızı sağlar.

1. Drive.google.com'a gidin .
   
2. Soldaki Drive'ım'a tıklayın .
   
3. Sağ üst köşedeki küçük i düğmesine tıklayın.
   
4. Şimdi Etkinlik'i tıklayın .
   
5. Her dosya veya klasöre tek tek tıklayın veya kaydırma çubuğunu kullanarak her şeyi inceleyin. Bu size dokümanınızı kimin paylaştığını gösterecektir.
   

Ayrıca Paylaş'ı seçerek belgenin içinden de kontrol edebilirsiniz. Açılan pencerede bazı kişilerin adları görünecektir. Dosyayı listelenenden daha fazla kullanıcıyla paylaştıysanız, bir ismin üzerine tıkladığınızda tüm kişilerin listesi görünecektir.

Son düşünceler

Bir G Suite hesabına erişemiyorsanız belgelerinizi kimin görüntülediğini, paylaştığını ve düzenlediğini belirleme olanağınız sınırlıdır; ancak yine de bazı temel bilgileri almanın yolları vardır.

Bu kılavuzda verilen adımları izleyerek Google Dokümanlar belgenizi herhangi bir şekilde kimin görüntülediğini, düzenlediğini veya değiştirdiğini hızlı ve kolay bir şekilde görebilirsiniz. Google Dokümanlar'ınızdaki etkinliği görmeye ilişkin herhangi bir sorunuz, deneyiminiz veya ipucunuz var mı? Aşağıdaki bölüme bir yorum bırakın.