Google E-Tablolar Kullanılarak Kayıtlar Nasıl Takip Edilir

Abonelik tabanlı yazılımların ve iş modellerinin yükselişiyle birlikte, ödediğiniz hizmetleri yönetmek ve izlemek için bir sisteme sahip olmak önemli hale geldi. Neyse ki, bu abonelikleri kaydetmek ve yönetmek için ihtiyacınız olan tek araç Google E-Tablolar'dır .

Kayıtları takip etmek için neden Google E-Tablolar'ı kullanmalısınız?

Aylık aboneliklerinizi takip etmenin birçok yolu vardır; bunların arasında mobil uygulama mağazaları (Google Play veya App Store) ve ücretli abonelik takip uygulamaları yer alır. Ancak uygulama mağazaları yalnızca platform içerisinde yapılan ödemeleri takip edebiliyor ve ücretli takip uygulamaları çoğu zaman aylık faturanızdaki bir abonelikten ibaret oluyor.

Buna karşılık Google E-Tablolar tamamen ücretsiz, hafif, genişletilebilir ve platformlar arasıdır. Kullanımı da kolaydır ve maliyetleri toplamak, yaklaşan yenilemeleri vurgulamak ve abonelikleri kategoriye göre sıralamak için formülleri, filtreleri ve koşullu biçimlendirmeyi destekler. Çiftler ve aile üyeleri için faydalı olabilecek işbirliğini destekler ve elektronik tablolar kolayca paylaşılabilir veya çeşitli formatlarda dışa aktarılabilir.

İpucu : Google E-Tablolar abonelikleri izlemenin yanı sıra aylık harcamaları da kaydedebilir . Abonelik ücretinizi aylık maliyetinize ekleyebilirsiniz.

Google E-Tablolar'da Kayıt Takipçisi Nasıl Kurulur

Abonelik takipçisi oluşturmak, bir uygulama yükleyip mevcut aboneliklerinizi içe aktarmak kadar kolay değildir. Özellikle şablon kullanmıyorsanız bu işlem biraz zaman alacaktır.

Bu nedenle makalede, abonelik adı, abonelik kategorisi, faturalama sıklığı ve tahsil edilen tutar, abonelik tarihi, aylık maliyet, yıllık maliyet, yaşam boyu maliyet ve gerçekleştirilecek eylem (örneğin iptal veya yenileme) için sütun başlıklarına sahip bir abonelik izleme elektronik tablosu oluşturuldu.

Kategori ve Frekans sütunlarında kayıt bilgileri için açılır alanlar bulunmaktadır. Fatura sıklığı, tutar ve başlangıç ​​tarihine dayalı formüller, aboneliklerin aylık, yıllık ve ömür boyu maliyetlerini otomatik olarak hesaplar.

Aylık maliyetlerin hesaplanması formülü şu şekildedir:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

Aylık ücretler belirtilen abonelik sıklığına göre belirlenmektedir. Ödenen tutar 12'ye bölünür, 4 ile çarpılır veya hücreye tam tutar olarak girilir.

Aboneliğin yıllık maliyeti için aylık maliyeti 12 ile çarpın. Yaşam boyu maliyeti hesaplamak için, ilk ödemenizden bu yana geçen hafta, ay veya yıl sayısını bulmak için formülü kullanın ve ödenen tutarla çarpın:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

Son sütun olan Eylem , aboneliğinizi yenilemek, iptal etmek veya hatta yükseltmek isteyip istemediğinizi belirtebileceğiniz yerdir.

Abonelik izleyicinizden en iyi şekilde yararlanın

Takip etmeniz gereken yalnızca birkaç aboneliğiniz varsa ve ihtiyacınız olan tek şey bunları düzenleyip hepsini aynı anda görebileceğiniz bir yerse, yukarıdaki şablon işinizi görecektir. Ancak abonelik izleyicisinden en iyi şekilde yararlanmak için koşullu biçimlendirme ve PivotTable gibi gelişmiş Google E-Tablolar özelliklerine ihtiyacınız olacak.

Koşullu Biçimlendirme

Koşullu biçimlendirme, sona ermek üzere olan abonelikleri vurgulamak için kullanılabilir. Yaklaşan kayıtları takip etmek için elektronik tabloya iki ek sütun ekleyin: Sonraki Son Tarih ve İşlem İçin Gereken Günler . Eyleme Kadar Geçen Günler, aşağıdaki formülü kullanarak yenileme tarihinden geçerli tarihi otomatik olarak çıkaran hesaplanmış bir sütundur:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

Bu sütunları ayarladıktan sonra, bir aydan kısa bir süre içinde sona erecek abonelikleri vurgulamak için koşullu biçimlendirmeyi uygulayabilirsiniz.

Bir elektronik tabloya koşullu biçimlendirme uygulamak için Biçim > Koşullu Biçimlendirme'ye gidin . Biçimlendirilecek hücre aralığını Uygula aralığı metin kutusuna girin . Biçim kuralları altında , ilk açılır kutuyu ( Hücreleri şu şekilde biçimlendir… ) tıklayın ve Özel formül seçeneğini belirleyin .

Daha sonra değer veya formül alanına aşağıdaki formülü girin:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

Yukarıdaki formül, Eylem Günleri sütununun bir sayı içerip içermediğini ve bu sayının 28'den küçük veya ona eşit olup olmadığını kontrol eder . Belirli bir eylemin gerçekleştirildiği gün sayısının bir haftadan az veya eşit olup olmadığını kontrol etmek için başka bir biçimlendirme kuralı oluşturabilirsiniz.

Not : Formül içeren sütunların başlıkları için farklı bir dolgu rengi kullanın. Bu, bunların manuel olarak düzenlenmediği anlamına gelir.

Google E-Tablolar'da hizmet aboneliklerinizi yönetmenin hızlı ve kolay bir yolunu buldunuz. Zorlu bir görev için, otomatik bir e-posta hatırlatıcısı ayarlamak üzere Apps Script'i kullanmayı deneyin. Gemini'den bir kod oluşturmasını, bunu elektronik tablonuza eklemesini ve yenilemenizin belirli bir gün sayısı içinde gerçekleşmesi durumunda çalışacak bir tetikleyici yapılandırmasını isteyebilirsiniz. Ayrıca, eskisi kadar değer sağlamayan abonelikleri iptal etmeyi de düşünün.