Outlookta Copilotu Kullanmanın 3 Favori Yolu

Microsoft Copilot, Outlook da dahil olmak üzere Microsoft 365 ürünlerinde üretkenliği artıran güçlü bir araçtır. Outlook'taki Copilot, e-postaları yönetmek ve etkili iletişimi teşvik etmek için çeşitli yetenekler sunar. Gelen kutunuzun kontrolünü elinizde tutmanıza yardımcı olacak üç faydalı yol:

Not : Outlook'taki (ve diğer Microsoft 365 uygulamalarındaki) Copilot, kuruluşunuz tarafından verilen bir Microsoft 365 Copilot lisansı veya kişisel Microsoft hesabınız aracılığıyla aldığınız bir Copilot Pro aboneliği (aylık 20 ABD doları tutarında) olabilir, bir Copilot lisansı gerektirir.

1. Uzun e-posta dizilerini özetleyin

Uzun e-posta dizileri hızla kaotik bir hal alabilir ve önemli ayrıntıları takip etmeyi zorlaştırabilir. Outlook'taki Copilot, uzun e-posta dizilerinden (konuşmalar olarak da bilinir) önemli ayrıntıları ve eylem noktalarını sorunsuz bir şekilde çıkarmanıza yardımcı olur. Araç, birden fazla mesajdan önemli noktaları kolayca çıkarabilir ve örneğin tartışılan proje öğesi için hangi kararların alındığını görmek amacıyla uzun bir konuşmayı özetleyebilir.

Bunu yapmak için Outlook'ta bir e-posta konuşmasını seçin ve e-posta dizisinin üst kısmındaki Copilot Tarafından Özet'i seçin. Copilot ileti dizisini tarayacak ve e-postanın en üstünde sizin için bir özet oluşturacaktır.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, Copilot bir destek yöneticisiyle yaptığı e-posta dizisinden bir özet oluşturarak, servis talebinde bulunulduktan sonra yapılan tartışmanın önemli noktalarını ve sonraki adımları vurguladı.

2. E-postaları bir profesyonel gibi taslak haline getirin

Copilot, yeni bir e-posta yazmanıza veya mevcut bir sohbete yanıt vermenize yardımcı olabilir. İhtiyaçlarınızı açıklığa kavuşturmak için kısa bir komut vermeniz yeterlidir; yapay zeka doğru kelimeleri bulmanıza yardımcı olur. Bir taslak hazırladığınızda, taslağınızın uzunluğunu ve tonunu kendi tarzınıza uyacak şekilde ayarlayabilirsiniz.

Copilot kullanarak Outlook e-postası oluşturma yöntemi şöyledir:

• Yeni bir e-posta oluştururken araç çubuğundan Copilot simgesini seçin.
• Açılır menüden Copilot ile Taslak seçeneğini seçin .
• Copilot kutusuna komutunuzu girin ve Üretim seçenekleri simgesini kullanarak istediğiniz uzunluğu ve tonu belirtin.
• Bitirdiğinizde Oluştur'u seçin ve Copilot sizin için içeriğin taslağını hazırlayacaktır.
• İstediğiniz gibi olmazsa Taslağı yeniden oluştur seçeneğini seçin .
• Sonuçtan memnun kaldığınızda, Tut'u seçin .

Copilot'un aynı e-postanın her biri farklı tonda ve uzunlukta birden fazla taslağını oluşturabileceğini unutmayın. Örneğin, Outlook'taki Copilot'tan e-postaları daha resmi veya gündelik, daha uzun veya daha kısa yapmasını isteyebilirsiniz. Her taslakta gezinmek için okları kullanabilirsiniz.

Tamamlandığında, ilgili bilgileri doldurmak veya düzeltmek için taslağı gerektiği gibi düzenleyebilir ve e-postayı gönderebilirsiniz.

3. E-postalarınızda netlik ve tutarlı bir ton koruyun

Eğer e-postalarınızın alakalı olup olmadığı konusunda sıkıntı yaşıyorsanız, Copilot'un e-posta koçluğu özelliği hayat kurtarıcınız olacak. Outlook'taki Copilot, e-posta düzenleme desteğinin yanı sıra e-posta koçluğuyla e-postalarınızı daha verimli bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olur. E-posta taslaklarınızı analiz eder ve mesajınızı en iyi şekilde iletebilmeniz için tonu, duyguyu ve netliği iyileştirmeye yönelik önerilerde bulunur.

Araç çubuğundaki Copilot simgesinden , açılır menüden Copilot ile Koçluk seçeneğini seçin. Copilot bulgularını içeren küçük bir rapor hazırlayacak ve daha etkili iletişim için önerilerde bulunacak. E-posta taslağının sıcak, samimi, coşkulu, özür dileyen vb. bir tona sahip olup olmadığını bildirecek ve taslağın daha olumlu, daha doğrudan veya buna benzer bir şey olup olamayacağını önerecektir. Copilot ayrıca e-postaların anlaşılırlığını kontrol ediyor ve iyileştirme önerilerinde bulunuyor. Önerilerden herhangi birini beğendiyseniz, göndermeden önce taslağa geri bildirimlerinizi ekleyebilirsiniz.

Not : Copilot yalnızca "yeni" Outlook for web, Outlook Online ve Outlook for Windows'ta kullanılabilir. Ayrıca, iş veya okul hesapları dışında, Outlook'taki Copilot yalnızca outlook.com, hotmail.com, live.com ve msn.com e-posta adreslerini kullanan Microsoft hesaplarını destekler; Gmail gibi üçüncü taraf e-posta adreslerini desteklemez.

Outlook'taki Copilot, yalnızca bir e-posta konuşmasını başlatma veya sürdürme konusundaki zihinsel engelleri aşmanızı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda e-posta iletişiminizi geliştirmenize de yardımcı olur. Outlook'taki Copilot ayrıca bir e-posta tartışmasından hızla toplantı daveti oluşturma yeteneği gibi birkaç başka özellik daha sunar. Ancak bu özellikler yalnızca Microsoft 365 Copilot (Work) lisansınız varsa kullanılabilir.