Microsoft Wordde belgeleri biçimlendirirken zamandan tasarruf sağlayan 9 ipucu

Çoğu kişi için profesyonel belgeler oluşturmak için Microsoft Word tercih edilen araçtır, ancak biçimlendirme zaman alıcı olabilir. Neyse ki, birkaç basit ipucu iş akışınızı basitleştirebilir ve sadece birkaç dakika içinde cilalı, görsel olarak çekici belgeler oluşturmanıza yardımcı olabilir.

İçindekiler

• 1. Temel kısayolları kullanın
• 2. Word şablonlarını kullanın
• 3. Stiller ile tutarlı biçimlendirmeyi uygulayın
• 4. Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştirin
• 5. Gezinme bölmesini kullanarak gezinin
• 6. Biçim Boyacısı'nı kullanarak birden fazla bölüme biçimlendirme uygulayın
• 7. Otomatik Düzeltme özelliğini özelleştirin
• 8. Hızlı Parçalarla içeriği yeniden kullanın
• 9. Reveal Formatting'i kullanarak biçimlendirmeyi değiştirin

1. Temel kısayolları kullanın

Parmaklarınızı tuşların üzerinde tutarak, hızlı biçimlendirme değişiklikleri uygulayabilir ve yazmaya odaklanabilirsiniz; artık fareyle uğraşmanıza ve dikkatiniz dağılmasına gerek yok.

Örneğin, metni kalınlaştırmak için Ctrl + B tuşlarına basmanız yeterlidir . Benzer şekilde, italik yapmak için Ctrl + I , altını çizmek için ise Ctrl + U tuşlarına basın . Bu temel biçimlendirme kısayolları, Word'de zamandan tasarruf etmenizi sağlayacak ipuçlarının sadece görünen kısmı.

Ctrl + L, Ctrl + E ve Ctrl + R tuşlarını kullanarak metni hızlıca sola, ortaya veya sağa hizalayabilirsiniz . Belgenin satır aralığını iki katına çıkarmak için Ctrl + 2'ye , satır aralığını teke indirmek için Ctrl + 1'e basın . Bu kısayollar belgenizin düzenini kolayca ayarlamanızı sağlar.

Word'de zamandan tasarruf sağlayan klavye kısayollarının daha kapsamlı bir listesi için, her Word kullanıcısının bilmesi gereken Windows klavye kısayolları hakkındaki makalemize bakın .

2. Word şablonlarını kullanın

Raporlar, faturalar veya bültenler gibi çok sayıda benzer belge oluşturuyorsanız, Word şablonlarını kullanmak büyük zaman tasarrufu sağlayabilir. Word şablonları, içeriğiniz için yer tutucularla önceden biçimlendirilmiş olarak gelir, böylece her seferinde sıfırdan başlamanıza gerek kalmaz.

Word , Yeni Belge menüsünden erişilebilen yaygın belge türleri için pek çok yerleşik şablon sağlar . İhtiyaçlarınıza en uygun şablonu seçtiğinizde, elbette kendi içeriklerinizle dolu, profesyonelce tasarlanmış bir belgeye sahip olursunuz.

Daha fazla seçenek için Microsoft Word şablonlarını indirmek için şu sitelere göz atın . Farklı sektörlere ve amaçlara yönelik tasarlanmış birçok ücretsiz ve premium şablon bulacaksınız. Minimum çabayla güzel belgeler oluşturmak için bu şablonları kullanın.

Ancak mevcut şablonların karşılamadığı özel biçimlendirme gereksinimleriniz varsa, Microsoft Word'de özel bir şablon oluşturmayı düşünün . Beğendiğiniz stillerdeki şablonlarınızı kaydederek, ihtiyaç duyduğunuzda tekrar kullanabilirsiniz.

3. Stiller ile tutarlı biçimlendirmeyi uygulayın

Belgenizin tamamında tutarlı biçimlendirme uygulamak için Word'de Stiller'i her zaman kullanmalısınız. Öncelikle başlıklar, paragraflar ve diğer öğeler için stilleri tanımlayın; Böylece her bölümü manuel olarak biçimlendirmeden tutarlı bir görünüme sahip olabilirsiniz.

Bir stil uygulamak için metni seçin ve Giriş sekmesindeki Stiller galerisinden istediğiniz stili seçin . Bir stili değiştirmeniz gerekiyorsa, sağ tıklayın ve yazı tipini, boyutunu, rengini ve diğer özelliklerini özelleştirmek için Değiştir'i seçin. Herhangi bir değişiklik, belgenizdeki söz konusu stilin tüm örneklerini otomatik olarak güncelleyecektir.

4. Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştirin

Hızlı Erişim Araç Çubuğu, en sık kullandığınız komutları tek bir tık uzağınızda tutmanızı sağlayan kullanışlı bir özelliktir. Varsayılan olarak bu çubuk , Kaydet , Geri Al ve Yinele gibi temel komutları içerir , ancak sık kullandığınız biçimlendirme araçlarını içerecek şekilde kolayca özelleştirebilirsiniz.

Araç çubuğuna bir komut eklemek için, şeritte komutun üzerine sağ tıklayın ve Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Ekle'yi seçin . Bu şekilde favori stiller, Biçim Boyacısı veya metin hizalama seçenekleri gibi kişiselleştirilmiş biçimlendirme öğelerinden oluşan bir koleksiyon oluşturabilirsiniz.

Belirli bir formatı uygulamak istediğinizde her seferinde şeritte arama yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak size zaman kazandırır.

5. Gezinme bölmesini kullanarak gezinin

Uzun belgelerle çalışırken belirli bir bölümü bulmak için sayfalar arasında gezinmek çok zor olabilir. Gezinti bölmesi, bölümler arasında hızlı bir şekilde geçiş yapmanıza yardımcı olan bir diğer güçlü araçtır.

Gezinti bölmesine erişmek için Görünüm sekmesine gidin ve Gezinti Bölmesi'nin yanındaki kutuyu işaretleyin . Bu, belgenizdeki başlıkların listesini gösteren bir kenar çubuğu açacaktır. Herhangi bir başlığa tıklayarak doğrudan o bölüme gidebilirsiniz.

Gezinti bölmesi, özellikle belgenizin belirli bölümlerinde biçimlendirme değişiklikleri yapmanız gerektiğinde yararlıdır. Çok fazla kaydırma veya manuel arama yapmadan biçimlendirme güncelleştirmelerini etkili bir şekilde uygulayabilirsiniz.

6. Biçim Boyacısı'nı kullanarak birden fazla bölüme biçimlendirme uygulayın

Biçim Boyacısı, bir belgenin bir bölümündeki biçimlendirmeyi hızla kopyalayıp başka bir bölüme uygulamanıza olanak tanıyan kullanışlı bir araçtır. Bu özellik, içeriğiniz boyunca tutarlı bir biçimlendirme sağlamanız gerektiğinde size çok zaman kazandırır.

Biçim Boyacısı'nı kullanmak için biçimlendirmesini kopyalamak istediğiniz metni seçin, Giriş sekmesindeki Biçim Boyacısı simgesini tıklayın (bir boya fırçasına benzer) ve ardından biçimlendirmeyi uygulamak istediğiniz metnin üzerinde tıklayıp sürükleyin.

İpucu : Aynı biçimlendirmeyi birden fazla bölüme uygulamanız gerekiyorsa Biçim Boyacısı simgesine çift tıklayın. Bu, Esc tuşuna basana veya simgeye tekrar tıklayana kadar aracın etkin kalmasını sağlayacaktır .

7. Otomatik Düzeltme özelliğini özelleştirin

Otomatik Düzeltme varsayılan olarak yaygın yazım yanlışlarını ve yazım yanlışlarını otomatik olarak düzeltir; ancak bunu sık kullanılan ifadeler veya biçimlendirme için özel kısayollar oluşturmak amacıyla da kullanabilirsiniz.

Otomatik Düzeltme'yi özelleştirmek için Dosya > Seçenekler > Yazım Denetleme > Otomatik Düzeltme Seçenekleri'ne gidin . Burada listeye kendi girdilerinizi ekleyebilirsiniz. Örneğin, "br"yi otomatik olarak "Saygılarımla" olarak genişletecek şekilde ayarlayabilir veya "mh"yi istediğiniz yazı tipi ve boyutta "Şirket Adım" olarak değiştirebilirsiniz.

Aynı menüde Matematiksel Otomatik Düzeltme'yi de bulabilirsiniz. Bu özellik özellikle belgelerine sık sık denklem veya matematiksel semboller ekleyen kişiler için oldukça kullanışlıdır.

Varsayılan olarak Word, pi simgesini (π) eklemek için "\pi" yazmak veya karekök simgesini (√) oluşturmak için bir sayının ardından "\sqrt" yazmak gibi birçok matematik kısayolunu tanır .

8. Hızlı Parçalarla içeriği yeniden kullanın

Hızlı Parçalar, biçimlendirilmiş içeriği depolamanın ve yeniden kullanmanın harika bir yoludur. Bu içerik, üst bilgileri, alt bilgileri, kapak sayfalarını ve hatta belgenin tüm bölümlerini içerir. Bu bileşenleri Hızlı Parçalar olarak kaydederek, sadece birkaç tıklamayla herhangi bir belgeye ekleyebilirsiniz.

Hızlı Parça oluşturmak için kaydetmek istediğiniz içeriği seçin ve Ekle > Hızlı Parçalar > Seçimi Hızlı Parça Galerisi'ne Kaydet'e gidin . Yapı Taşınıza bir isim verin, bir kategori seçin ve Tamam'a tıklayın . Artık bu içeriği kullanmanız gerektiğinde, Ekle > Hızlı Parçalar'a gidip kütüphaneden seçmeniz yeterli.

Kapak sayfası da Quick Parts'ın size nasıl zaman kazandırabileceğinin harika bir örneğidir. Her belge için sıfırdan yeni bir kapak sayfası oluşturmak yerine, bir kez özel bir kapak sayfası oluşturabilir, bunu Hızlı Parça olarak kaydedebilir ve gerektiğinde herhangi bir belgeye hızla ekleyebilirsiniz.

9. Reveal Formatting'i kullanarak biçimlendirmeyi değiştirin

Biçimlendirmeyi Göster bölmesi, seçili metnin yazı tipi, boyutu, stili ve paragraf ayarları dahil olmak üzere tüm biçimlendirme ayrıntılarını görüntüler.

Biçimlendirmeyi Göster bölmesine erişmek için Shift + F1 tuşlarına basın . Bu bölme ekranınızın sağ tarafında görünecek ve seçtiğiniz metne uygulanan biçimlendirme hakkında ayrıntılar sağlayacaktır.

Ayrıca, Biçimlendirmeyi Göster bölmesi, biçimlendirmeyi doğrudan bölmenin kendisinden değiştirmenize olanak tanır. Değiştirmek istediğiniz biçimlendirme öğesine (yazı tipi veya paragraf aralığı gibi) tıklayıp istediğiniz ayarlamaları yapabilirsiniz.

Bunu yapmak, biçimlendirmeyi değiştirmek için birden fazla menü ve iletişim kutusu arasında gezinme ihtiyacını ortadan kaldırarak size zaman kazandırabilir.

Artık bu zaman kazandıran ipuçlarını bildiğinize göre, çok kısa bir sürede profesyonel ve iyi biçimlendirilmiş belgeler oluşturabilirsiniz.