Microsoft Teamsde Toplantı Nasıl Planlanır?

Ekibinizin verimliliğini artırmak için pek çok şey yapabilirsiniz ve Microsoft Teams gibi bir işbirliği merkezini kullanmak bunlardan biridir. Ekibinizle sohbet etmek, dosya paylaşmak ve sesli ve görüntülü toplantılar yapmak için kullanabileceğiniz harika bir iletişim aracıdır.

Teams'e yeni başlıyorsanız nasıl toplantı planlayacağınızdan emin olamayabilirsiniz. Bunu yapmanın birkaç yolu vardır ve seçenekleriniz, kullandığınız Microsoft Teams sürümüne bağlı olacaktır. Bu yazıda, bilmeniz gereken tüm detayları size vereceğiz.

Microsoft Teams'de Toplantı Planlama

Microsoft Teams hesabınız SharePoint, Outlook, Yammer vb. tüm Microsoft 365 Group ürünlerine bağlıdır. Teams'de kullandığınız takvim de doğrudan Microsoft Exchange takvimine bağlıdır.

Outlook, Exchange takvimini de kullanır. Bu, Outlook aracılığıyla bir toplantı planladığınızda otomatik olarak Teams'de ve tam tersi şekilde görüneceği anlamına gelir. Microsoft Teams'de nasıl toplantı planlayabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. Teams sohbetinde, Toplantı planla simgesine tıklayın (yeni mesaj kutusunun altında.)
2. Ardından, sol taraftaki panelde bulunan Takvim 'i seçin ve ardından Yeni toplantı 'ya tıklayın .
3. Bir pop-up penceresi açılacaktır. Toplantının saatini ve tarihini seçebilirsiniz.
4. Planlama ile işiniz bittiğinde, Kaydet'i tıklayın . Bundan sonra açılır pencere kapanır ve toplantı davetlerini Outlook kullanarak gönderebilirsiniz.

Planlama Asistanı

Açılır pencerede, Zamanlama Yardımcısı işlevini de kullanabilirsiniz . Bu özellik, siz de dahil olmak üzere ekibinizin tüm üyeleri için doğru zamanı bulmanıza yardımcı olacaktır.

Bu seçeneği belirlediğinizde, toplantı katılımcılarının ne zaman müsait ve ne zaman meşgul olduklarını görebileceksiniz. Koyu mavi, müsait olmadıkları zaman aralıklarını temsil eder. Açık mavi alanlar uygun saatleri, gri zaman dilimleri ise katılımcının çalışma dışı saatlerini gösterir.

Ekibinizin Dışından Kişileri Davet Etme

Microsoft Teams ile ilgili harika şeylerden biri, kuruluşunuzun dışından kişileri toplantıya katılmaya davet edebilmenizdir.

Microsoft Teams lisansına sahip olmaları bile gerekmez. Tek ihtiyacınız olan kişinin adı ve e-posta adresidir ve daveti gönderebilirsiniz. İşte yapmanız gerekenler:

1. Yeni Toplantı açılır formunda Gerekli katılımcıları ekle seçeneğini açın .
2. İsteğe Bağlı seçeneğine tıklayın .
3. Kişinin e-posta adresini girin.
4. Davet Et'e tıklayın , yakında gelen kutularına bir e-posta daveti gelecek.

Belirli bir Teams kanalında gerçekleşecek bir toplantı da planlayabilirsiniz. Yeni Toplantı formunda , Kanal ekle öğesini seçin . Ayarlayıp davetiyeleri gönderdikten sonra kanalı değiştiremezsiniz.

Bir değişiklik yapmanız gerekirse, yeni davetiyeler oluşturmanız gerekir. Ayrıca bir kanalda toplantı yapılacaksa o ekipte yer alan herkes davet almasa bile toplantıya katılabilecek.

Microsoft Teams Ücretsiz Sürüm

Teams'in ücretsiz bir sürümünü kullanıyorsanız, uygulamanızdaki zamanlama seçeneğinin nerede olduğunu merak ediyor olabilirsiniz. Ne yazık ki, Microsoft Teams'in ücretsiz sürümünde bir toplantı planlayamazsınız.

Ancak bu, hiç toplantı yapamayacağınız anlamına gelmez. Uygulama, ekibi hızlı bir şekilde toplamanız gerektiğinde kullanabileceğiniz Şimdi Buluşun seçeneğine sahiptir.

Tek yapmanız gereken Şimdi tanışın yanındaki kamera simgesine tıklamak ve ardından toplantıya katılacak tüm kişilerin adlarını seçmek. Bu özellik, abonelik tabanlı Teams hesapları için de mevcuttur.

Microsoft Ekip Toplantıları Hakkında Daha Fazla Bilgi

Tek bir Teams toplantısında en fazla 250 kişi olabilir. Ancak her katılımcıyı aynı anda göremezsiniz. Son güncellemelerden önce, bir aramada en fazla dört aktif katılımcı görebiliyordunuz. Artık ekranda aynı anda dokuz katılımcınız olabilir. Ancak yeni güncelleme, başka heyecan verici yenilikleri de beraberinde getirdi.

Microsoft Teams toplantı katılımcıları artık toplantılar için daha iyi ses kalitesine ve özel arka planlara sahip. Belirli bir toplantı katılımcısına daha fazla odaklanma ihtiyacı varsa bir videoyu da sabitleyebilirsiniz. Toplantıyla ilgili diğer özellikler arasında sanal bir lobi, ekran paylaşımı ve etkileşimli sorun giderme yer alır.

Takım(lar)ınızı Yakınlaştırın

Microsoft Teams kullanarak iş yerinizi daha verimli hale getirmenin birçok yolu vardır. Çoğunlukla sohbet tabanlı ve dosya paylaşım uygulamasıdır. Ancak, ekibinizle bir video konferans yapmanız gerektiğinde de harika bir araçtır.

Zamanlama Asistanı ile bir toplantı planlamak, doğru zamanı bulma lojistiğini çok daha rahat hale getirir. Kuruluşunuzun veya ekibinizin bir parçası olmayan kişiler yine de katılabilir. Onlara e-posta yoluyla bir davet göndermeniz yeterli.

Hiç bir Microsoft Teams Toplantısına katıldınız mı? Yoksa planlanmış mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.