Microsoft Outlookta Hızlı Adımlar Nasıl Kullanılır

Microsoft Outlook herkesin favori e-posta uygulamasıdır. Kullanımı kolaydır, kurumsal ortamlarda sıkça kullanılan birçok üretkenliği artırıcı özelliğe sahiptir. Outlook'ta gün boyunca sıklıkla tekrarlayan eylemler gerçekleştiriyorsunuz.

Neyse ki Microsoft, bir dizi adımı otomatikleştirmeye yardımcı olmak için Hızlı Adımlar adı verilen kullanışlı bir üretkenlik özelliği ekledi. Hızlı Adımların ne olduğunu ve Outlook'ta daha verimli çalışmak için bunlardan nasıl en iyi şekilde yararlanabileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

Microsoft Outlook'ta Hızlı Adımlar Nelerdir?

Hızlı Adımlar, Outlook 2013 ve sonraki sürümlerde bulunan kullanımı kolay bir üretkenlik özelliğidir. Bu özellik, bir dizi tekrarlanan eylemi hızlı bir şekilde otomatikleştirmenize olanak tanır. Bu görevlerin otomatikleştirilmesi, birden fazla posta kutusunu aynı anda yönetmenizi kolaylaştırmanın yanı sıra, her gün size çok fazla zaman kazandırma gibi ek bir avantaja da sahiptir.

Hızlı Adımları farklı durumlar için kullanabilirsiniz. Günlük kullanım örneği olarak bir e-postayı otomatik olarak belirli bir klasöre taşımak, aynı anda e-postayı bir meslektaşınıza iletmek ve tek bir tıklamayla önemli olarak işaretlemek kullanılabilir.

Microsoft Outlook varsayılan olarak size bazı sık kullanılan Hızlı Eylemler sunar. Bunları olduğu gibi kullanabilir veya varsayılan Hızlı Adımları ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz. Eğer bunlar yeterli değilse, rutin iş akışınızı geliştirmek için özel bir Hızlı Adım oluşturabilirsiniz.

Microsoft Outlook'ta varsayılan Hızlı Adımları kullanın

Microsoft Outlook'ta varsayılan Hızlı Adımları hareket halindeyken kolayca kullanabilirsiniz. Outlook'ta (Office 365'in bir parçası olarak) dört adet önceden tanımlanmış Hızlı Adım bulunur: Taşı, Yöneticiye, Ekip E-postası ve Yanıtla ve Sil .

Bunları ilk kez kullanmadan önce, doğru alıcı e-posta adresleri ve tercih edilen klasörlerle bu öğeleri yapılandırmanız gerekir. Move to'yu kullanmak için aşağıdaki adımları izleyin:

• Giriş sekmesinden Hızlı Adımlar bölümünden Taşı'ya tıklayın .

• İlk Kurulum iletişim kutusunda , e-postayı taşımak istediğiniz klasörü seçin ve gerekirse Hızlı Adımı yeniden adlandırın.
• Kaydet'e tıklayın ve e-postalarınızı hızla taşımaya hazır olun.
• Başka bir klasöre taşımak istediğiniz e-postayı seçin ve Giriş sekmesinden Kaydedilen Hızlı Adım'a tıklayın . Outlook e-postayı doğrudan yapılandırılmış klasöre taşıyacaktır.

Diğer varsayılan Hızlı Adımları da benzer şekilde yapılandırabilirsiniz. Bilgisayarınızdaki Microsoft Outlook'ta e-postaların nasıl arşivleneceğini öğrenmek de ilginizi çekebilir .

Microsoft Outlook'ta Özel Hızlı Adım Nasıl Oluşturulur

Varsayılan Hızlı Adımların iş akışınıza uymadığını düşünüyorsanız, kolayca özel bir Hızlı Adım oluşturabilirsiniz. Bu, bir e-postayı silmek veya iletmek gibi basit bir eylem veya bir e-postayı bir meslektaşınıza iletmek ve ardından onu özel bir klasöre taşımak gibi bir dizi eylem olabilir.

Kurulum tamamlandıktan sonra bu zorlu görevleri tek tıklamayla otomatikleştirebilirsiniz. Bu örnek Microsoft Outlook'ta özel bir Hızlı Adım oluşturacaktır:

• E-postayı başka bir klasöre taşı
• E-postayı okunmamış olarak işaretle
• E-postayı meslektaşınıza iletin
• E-postayı önemli olarak işaretle

Kurulumu şu şekilde yapacağız:

• Giriş'teki Hızlı Adımlar sekme grubundan Yeni Oluştur seçeneğini belirleyin .

• Ad alanına Hızlı Adımınıza bir ad verin (örneğin, biz buna Demo adını vereceğiz ).
• Eylemler kısmındaki açılır listeden öncelikle Klasöre taşı seçeneğini seçip hedef klasörü belirtin.
• Eylem Ekle düğmesine tıklayın ve Okunmamış olarak işaretle'yi seçin .
• Tekrar, e-posta yönlendirmeyi ayarlamak için Eylem Ekle'ye tıklayın ve Yönlendir'i seçin .
• Kime … alanına e-postayı iletmek istediğiniz e-posta adresini girin veya adres defterinizden bir adres seçin.

• Son olarak Eylem Ekle'ye tıklayarak bayrak durumuna getirin.
• İsteğe bağlı olarak açılır listeden Kısayol tuşunu da ayarlayabilirsiniz .
• Hazır olduğunuzda Bitir'e tıklayın .
• Hızlı Adımlar bölümünden özel Hızlı Adımınızı veya yapılandırılmış bir kısayolu kullanabilirsiniz.

Microsoft Outlook'taki Hızlı Adımlar, Outlook'un günlük görevleri kolaylaştıran profesyonel bir e-posta uygulaması olarak ününün bir kanıtıdır. Microsoft Outlook'a geçmeyi düşünüyorsanız, diğer e-posta uygulamalarının özelliklerini görünce hoş bir sürpriz yaşayabilirsiniz.