Görev Toplu İşlem Tekniği Konsantrasyonu Nasıl İyileştirmeye Yardımcı Olur

Görev Toplu İşlemi, kullanımı oldukça kolay, bilimsel olarak kanıtlanmış bir üretkenlik tekniğidir. Gününüzü planlamanın ve daha az zamanda daha fazla iş tamamlamanın görsel bir yoludur. Herkes için işe yarayan bir strateji olmasa da, kişisel üretkenlik sisteminizi geliştirirken başlamak için harika bir yer olabilir.

• Pomodoro “domates” yöntemi: Yorulmadan, odaklanarak, yüksek verimlilikle çalışın

İçindekiler

• Görev Toplu İşlemi Nedir?
• Görev Toplu İşlemi Daha Odaklı ve Üretken Olmanıza Nasıl Yardımcı Olur?
• Görev Toplu İşlemi ne zaman uygun değildir?

Görev Toplu İşlemi Nedir?

Görev Gruplaması, benzer görevleri gruplandırmayı ve bunları gün içerisinde rastgele zamanlarda ele almak yerine, belirli zaman bloklarına planlamayı içeren bir zaman yönetimi tekniğidir. Bu teknik, iyi tanımlanmış prosedürleri olan rutin faaliyetler için en uygunudur.

Toplu işleme, kökeni erken üretim ve bilişime dayanmasına rağmen, zaman yönetimi ve üretkenliğe ancak yakın zamanda uygulanmıştır. Bu teknik, Amerikan Psikoloji Derneği'ne göre, bir göreve başlandıktan sonra devam etmenin daha kolay olduğu ve görev değiştirmenin veya kesintilerle uğraşmanın "değiştirme maliyetine" yol açabileceği ve bunun da yüzde 40'a varan bir verimlilik kaybına yol açabileceği kavramına dayanıyor.

Görev Toplu İşlemi, çalışma sürenizi küçük aktivite bölümleri için planlanmış sabit aralıklara böldüğünüz Zaman kutulama/bloklamaya benzer. Ancak, Zaman Bloklamanın aksine, Görev Toplu İşleme benzer görevleri kesintisiz oturumlar halinde gruplandırmaya odaklanır.

Bu seansların süresi yine önemlidir, ancak Zaman bloklamasından daha az önemli bir rol oynar. Görev Toplu İşlem daha esnektir ve kendi zamanında çalışan bireyler için daha uygun olabilir.

Not : Eğer akıcı bir iş akışınız varsa, Görev Toplu İşlem ve Zaman Bloklama teknikleri pratikte benzer şekilde çalışabilir.

Üretkenlik tekniği olarak Görev Gruplaması, daha az zihinsel stresle daha fazla görevi tamamlamaya yardımcı olur. İş aktiviteleri arasında sık geçiş yapmaktan kaynaklanan zaman kaybını ortadan kaldırır. Ayrıca uzun süre tek bir göreve odaklandığınız için akış durumuna girmenize de yardımcı olur.

Görev Toplu İşlemi uygulaması kolaydır. Herhangi bir özel özellik gerektirmediği için gün içindeki zamanınızı sınırlamanıza olanak tanıyan uygulamalar aynı zamanda görevleri gruplamanıza da yardımcı olabilir. Eğer daha az teknoloji gerektiren bir yöntemi tercih ediyorsanız, kağıt bir günlük de işinizi görecektir.

Görev Toplu İşlemi Daha Odaklı ve Üretken Olmanıza Nasıl Yardımcı Olur?

Görev Toplu İşlemini aylar içinde iş akışıma kademeli olarak dahil etmek ödüllendirici bir deneyimdi. Kendinizi daha az kaygılı ve bunalmış hissetmenizi sağlar ve iş gününüzün her dakikasını planlamanın baskısını ortadan kaldırır.

Görev Toplu İşlemini kullanmanın iki ana yolu vardır: Geleneksel yöntemde, görevler tek bir gün içinde saatlik bloklara gruplandırılır ve Gün Temalı yöntemde, haftanın tüm günleri belirli görev türlerine atanır.

Geleneksel Görev Toplu İşleme, farklı görevlerin gün sonunda tamamlanması gereken tipik bir bireyin çalışma programına daha uygundur. Öte yandan, günün temasını belirlemek geleneksel bir çalışma ortamına uyması zor bir iştir ve günlük işlerden çok büyük resme odaklanan serbest çalışanlar veya üst düzey yöneticiler için daha uygundur.

Gününüzü planlarken, tamamlanması gereken tüm görevleri listeleyerek başlayın. Microsoft To Do (platformlar arası ve çevrimdışı çalışan) mevcuttur , ancak görev yönetimi için başka harika seçenekler de vardır.

Planın bu noktasında zamanlama, gerçek faaliyetten daha az önemlidir. Yapılacaklar listeniz olduğunda benzer süreçlerle ilgili görevleri seçip bloklar halinde gruplayabilirsiniz. Buradaki blok, belirli bir zaman dilimi içerisinde yapılması gereken görevler kümesidir.

Bu blokları oluşturmak ve etiketlemek için Google Takvim'i kullanın ve bunları doğrudan takvimde etkinlik olarak planlayın. Bir günde en fazla 5 blok oluşturabilir, ayrıca hiçbir bloğa sığmayan küçük görevler de ekleyebilirsiniz.

Gününüzü planlarken bir zaman dilimi belirlemelisiniz ancak pratikte bu sizin isteğinize göre spesifik veya esnek olabilir.

Çalışma programınızda Görev Toplu İşlemini kullanırken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç ilke vardır:

• Kesinti Yok : Programınızdaki başka bir görev veya planlanmamış bir aktivite olsun, zaman blokları sırasında kesintilerden kaçınmak çok önemlidir. Zaman bloğundayken bir şey çıkarsa, mevcut görevi yarıda bırakmaktansa, daha sonra yapmak üzere not almak daha iyidir.
• Blok aralarında mola verin : Uzun süreli bir aktiviteden sonra yeterli molalar vermelisiniz. Geleneksel Pomodoro tekniği görev grupları için uygun değildir; ancak daha uzun oturumlar yaparak bunu değiştirebilirsiniz; örneğin, 90 dakikalık blokların ardından 20 dakikalık molalar verebilirsiniz.
• Öncelik Sıralaması : Acil olan tüm görevler önemli değildir ve tüm önemli görevler acil değildir. Toplu olarak çalıştığınızda bile önceliklendirme yapmak önemlidir. Ne yapılması gerektiğini anlamak planlamanın en önemli kısmıdır.

Görev Toplu İşlemi ne zaman uygun değildir?

Görev Toplu İşlemi tüm durumlar için uygun değildir. Bu yöntem, odaklanma ve dikkatin ön planda olduğu ortamlarda en etkili yöntemdir, bu nedenle müşteri hizmetleri veya acil müdahale gibi acil sorunların hemen ele alınması gereken durumlarda ideal değildir.

Ayrıca, görev kümelemesi, sonuca göre süreci önceliklendirdiği için zaman açısından son derece hassas görevler için etkili olmayabilir. Hızlı sonuç gerektiren görevlerde, örneğin bir makale yazmak ve araştırma yapmakta, gruplama sizi yavaşlatabilir.

Son olarak, ekip halinde çalışırken, katı bir sistem içerisinde zaman çizelgelerini ve öncelikleri koordine etmek zor olduğundan görev gruplandırması zorlaşabilir.

Uzun saatler boyunca görev kümelemesi bilişsel yorgunluğa ve hatta tükenmişliğe yol açabilir. Bloklar arasında mola vermek ve sınırlarınızı tanımak önemlidir.

Görev kümeleme her iş akışı için uygun olmasa da, üretkenliği önemli ölçüde artırabilen ve doğru kullanıldığında gün sonunda başardıklarınız konusunda kendinizi iyi hissetmenizi sağlayan harika bir zaman yönetimi tekniğidir.